Rencontre IA pour Régies Immobilières - Lausanne

Ce que cette soirée vous apporte réellement

• Une vue claire et concrète sur ce que l’IA sait (ou peut) déjà faire aujourd’hui pour des régies immobilières suisses, et sur ses limites réelles.
• Un espace d’échange entre pairs pour confronter vos questions, vos essais et vos contraintes opérationnelles, et éviter les fausses bonnes idées.
• Des repères solides pour décider si vous souhaitez, ou non, explorer certains usages plus loin pour votre structure, en connaissance de cause.

L’objectif n’est pas de vous vendre un outil déjà prêt, mais de clarifier ce qui est réaliste aujourd’hui et d’identifier ensemble ce qui mériterait, éventuellement, d’être co-développé pour les régies romandes.

Cette soirée est faite pour vous si…

• vous êtes directeur de gérance ou responsable PPE en Suisse romande;
• vous sentez que l'administratif et le volume d'emails prennent le dessus sur la qualité de suivi;
• vous cherchez des pistes concrètes pour réduire la charge sans changer tout votre environnement informatique;
• vous voulez stabiliser vos équipes et éviter de perdre encore des gestionnaires expérimentés;
• vous préférez voir des cas d'usage concrets plutôt que des concepts abstraits ou du vocabulaire technique.

Votre quotidien ressemble peut-être à ça

Votre métier repose sur la maîtrise des flux, la stabilité des dossiers et la coordination précise de multiples intervenants.

Dans beaucoup de régies, ce ne sont pas les dossiers eux-mêmes qui posent problème, mais la vitesse à laquelle tout arrive, la dispersion de l’information et la bande passante disponible pour traiter avec la qualité souhaitée. Concrètement, cela se traduit souvent par :

• Un volume d'emails entrants très élevé qui impose un tri permanent et mobilise l'attention au détriment de la gestion de fond.
• Des informations fragmentées pour un même dossier entre emails, appels, documents et outils internes, ce qui complique le suivi.
• Des relances multiples qui dispersent l'information et rendent la priorisation réelle des demandes plus difficile.
• Des sinistres qui imposent un traitement immédiat et désorganisent la planification prévue.
• Une gestion PPE qui génère un volume administratif conséquent, difficile à absorber dans les délais courants.
• Un suivi des mandataires qui génère une charge de coordination importante et réduit la visibilité sur l'avancement des travaux.
• Des factures et devis qui se concentrent en fin de période, avec un risque de surcharge et de retravail pour les équipes.

Vous ne manquez ni de compétence ni de bonne volonté. Le véritable enjeu n’est pas la complexité de vos dossiers, mais la dispersion de l’information et le flux continu de micro-urgences qui empêchent une gestion fluide.

La difficulté ne vient pas d'accomplir les tâches, mais de maintenir une vision claire dans un flux continu d'informations et de sollicitations. Chaque retard, oubli ou approximation peut avoir un impact concret pour les propriétaires, les locataires et vos partenaires. Ce sont ces facteurs, ensemble, qui finissent par user les équipes.

Explorer ce que l'IA peut réellement apporter à une régie

Nous ne venons pas avec une solution unique déjà faite. Nous partons de votre réalité : volumes d'emails, PPE, sinistres, mandataires, factures, délais et attentes des propriétaires, et nous regardons ensemble ce qui existe déjà, ce qui est réaliste pour une régie romande et ce qui mériterait éventuellement d’être co-développé.

Nous vous montrons des exemples d’usages simples et réalistes, déjà possibles aujourd'hui avec des outils d’IA génériques, pour alléger la partie la plus répétitive et consommatrice de temps, sans toucher à votre rôle de décision et de relation.

Le but de la soirée n'est pas de vous convaincre d'un outil, mais de clarifier ce qui est techniquement possible, raisonnable et adapté à une régie romande, puis d'identifier avec vous les scénarios qui mériteraient d'être testés.

Les exemples ci-dessous sont des scénarios possibles, basés sur ce que l’IA sait déjà faire sur des emails et des documents, et non des produits standardisés déjà déployés dans toutes les régies. Ils servent de base pour imaginer ensemble ce qui aurait du sens chez vous, et ne seront pas présentés comme des solutions prêtes à l’emploi mais comme des pistes à adapter ou à co-développer si un besoin commun se confirme.

• Exemple de copilote email gérance : tri initial, regroupement par dossier, extraction des éléments clés, mise en évidence des points d'action.
• Exemple d’assistant PPE : préparation de PV, synthèse des courriers des copropriétaires, extraction des décisions et des points à suivre avant et après l'assemblée.
• Exemple d’analyse assistée des sinistres : extraction des éléments principaux, constitution du dossier, mise en chronologie des échanges, identification des pièces manquantes.
• Exemple de copilote mandataires et travaux : lecture des devis, comparatif automatique, extraction des montants et des variantes, mise en évidence des incohérences.
• Exemple d’extraction assistée des données de factures et de rapports d'intervention : montant, date, fournisseur, référence dossier, rapprochement avec le devis ou le contrat.
• Exemple de synthèse d'un dossier de gestion complet : chronologie, décisions, points en suspens, relances à prévoir, pour préparer une assemblée, un rendez-vous propriétaire ou un transfert de portefeuille.
• Exemple de préparation de documents internes et de courriers standards : modèles de lettres aux locataires, communications travaux, relances, notes internes à ajuster et valider par vos équipes.

L'IA accélère la partie administrative et documentaire. Vous gardez la relation, les décisions et la responsabilité.

L’IA traite l’information ; vous gardez la gestion, le discernement et la relation avec propriétaires et locataires. L’IA accélère ; vous garantissez la qualité. L’IA structure ; vous décidez.

La soirée est pensée comme un moment de co-construction : les participants pourront partager leurs essais, leurs questions et leurs freins, afin que chacun reparte avec une vision plus claire et réaliste de ce qui est possible aujourd’hui dans une régie romande.

Commencer avec quelques régies romandes

Nous allons commencer avec un nombre volontairement limité de régies romandes pour tester des usages IA très concrets : gestion des emails, PPE, sinistres, mandataires, factures et suivi de dossiers.

L’objectif n’est pas de déployer une solution unique pour toutes les régies, mais de comprendre, à partir de situations réelles, ce qui fonctionne vraiment, ce qui ne fonctionne pas et dans quelles conditions ces usages peuvent tenir dans la durée.

La soirée vous permet de voir ces usages en pratique, d’échanger avec d’autres directions de régie et de décider, en connaissance de cause, si vous souhaitez ou non aller plus loin pour votre structure.